Liste d’attente d’un cours collectif : gérer une place qui se libère

Fixez la capacité du cours avant d’ouvrir les inscriptions, en fonction du lieu, du matériel et du format que vous proposez. Gardez ensuite une liste de référence pour les places confirmées. Une inscription reçue en message privé doit rejoindre cette liste ; elle ne peut pas rester seulement dans votre conversation.

Identifiez chaque cours par sa date et son horaire. Une personne peut être intéressée par le cours du mardi sans attendre une place pour celui du jeudi. Lorsque vous lui proposez un autre créneau, demandez son accord au lieu de déplacer silencieusement sa demande. Le planning communiqué et la liste utilisée à l’accueil doivent raconter la même situation.

Utilisez des états compréhensibles, même si vous gérez le processus dans un simple tableau. « En attente » signifie qu’une demande existe sans place confirmée. « Proposition envoyée » indique qu’une place a été proposée avec une échéance annoncée. « Réponse reçue » signale qu’un accord doit encore être rapproché du parcours d’inscription prévu.

Réservez « Confirmée » à une inscription effectivement enregistrée selon vos modalités. Enfin, « Demande close » permet de garder la trace d’un refus, d’un retrait ou d’une proposition qui n’a pas abouti. Ces libellés sont une méthode d’organisation : ce ne sont pas des statuts automatiques annoncés dans movelyy. Notez aussi la dernière action et ce que vous devez faire ensuite.

Expliquez comment vous contactez les personnes intéressées. Vous pouvez choisir l’ordre des demandes, à condition de l’appliquer de manière cohérente et de préciser les éventuelles conditions du cours. Évitez une règle implicite que vous réinventez à chaque annulation. Demandez également par quel moyen la personne souhaite être jointe pour ce créneau.

Dites si vous attendez une réponse avant de passer à la demande suivante, et annoncez un délai réaliste lorsque vous faites une proposition. Une place libérée peu avant le cours ne se traite pas toujours comme une place libérée plusieurs jours avant. La personne doit savoir ce qu’elle peut encore faire, sans découvrir après sa réponse que l’offre était déjà terminée.

• Le cours concerné et ce que signifie l’inscription sur la liste d’attente.
• La règle utilisée pour proposer une place et le canal de contact.
• La manière de répondre, le délai annoncé et l’étape qui confirme la place.
• Le moyen de retirer sa demande si le créneau ne convient plus.

À l’ajout sur la liste : « J’ai noté votre intérêt pour le cours de [discipline], le [date] à [heure], à [lieu]. Le cours est complet : vous n’avez pas encore de place confirmée. Je vous contacterai par [canal] si une place peut vous être proposée. Vous pouvez me prévenir si vous ne souhaitez plus attendre. »

Lorsqu’une place se libère : « Une place est disponible pour [cours, date, heure]. Je vous la propose selon notre liste d’attente. Pouvez-vous me répondre avant [échéance annoncée] ? Après votre accord, nous terminerons l’inscription par [étape réelle]. Sans réponse dans ce délai, je pourrai contacter la personne suivante. »

Après l’enregistrement : « Votre place pour [cours, date, heure, lieu] est maintenant confirmée. Le règlement se fait par [modalités réelles]. Retrouvez les informations pratiques et les conditions de modification ici : [lien du cours]. » Gardez les champs entre crochets tant que l’information manque : ce sont des modèles à personnaliser, pas des confirmations prêtes à envoyer telles quelles.

Avant de contacter quelqu’un, vérifiez qu’une proposition n’est pas déjà en cours pour cette place. Inscrivez le nom ou l’identifiant utile, l’heure du message et l’échéance annoncée dans votre suivi. Évitez d’envoyer à plusieurs personnes un message laissant croire que chacune dispose d’une place réservée.

Quand la personne répond, relisez l’état de la liste et finalisez l’inscription. Si elle refuse ou si la proposition se termine selon la règle annoncée, fermez cette proposition avant de passer à la suivante. À l’approche du cours, prévoyez comment arrêter les propositions pour ne pas préparer l’accueil sur une liste encore incertaine.

Une réponse positive ne renseigne pas à elle seule le règlement ou la présence future. Si le paiement se fait sur place, annoncez-le dans la confirmation. Si vos modalités exigent une action avant confirmation, expliquez cette action avant de demander l’accord. Gardez les conditions du cours accessibles dans le parcours de réservation.

Le jour du cours, accueillez les personnes à partir des inscriptions confirmées. Ne transformez pas automatiquement une demande restée en attente en absence ou en impayé. La liste d’attente peut vous aider à comprendre l’intérêt pour un créneau, mais elle ne prouve pas que toutes les personnes auraient réservé un autre cours.

Choisissez un endroit de référence pour les réservations et un suivi explicite pour les propositions manuelles. Limitez les coordonnées et les notes à ce qui sert à gérer le cours. Après celui-ci, examinez votre organisation : les messages ont-ils été compris, les réponses ont-elles rejoint la bonne liste et le planning était-il à jour ?

Le parcours Cours & réservations de movelyy sert à présenter les cours et à enregistrer les inscriptions. Cette méthode d’attente reste manuelle : elle n’annonce ni une liste d’attente automatique ni des propositions ou des rappels envoyés automatiquement. La confirmation du parcours actuel est affichée à l’écran ; le règlement se convient directement avec le professionnel.